Expérience Outaouais est titulaire d’un permis d’agence de voyages du Québec et tous les paiements des clients sont déposés dans un compte fidéicommis pour leur protection. Tous les clients ayant effectué une réservation de voyage auprès de notre agence sont admissibles pour des réclamations au Fonds d’indemnisation des clients des agences de voyages (FICAV), selon les conditions de l’OPC (Office de la protection du consommateur).
1. Prix :
Les prix indiqués sont par personne en dollars canadiens (CAD) à moins d’indication contraire. Les prix sont basés sur une date précise et peuvent changer à tout moment avec nos fournisseurs. Il n’est pas inhabituel que le prix varie d’une journée à l’autre. Comme nous sommes en relation directe avec certains fournisseurs, il faut savoir que si leurs prix fluctuent, cela pourrait affecter directement nos prix de vente. Cependant, une fois que le dépôt ou paiement de la réservation et que votre réservation sont confirmés, le prix ne devrait pas changer à moins de situations exceptionnelles.
En haute saison, nous pourrions afficher des prix de prestations qui pourraient ne pas être disponibles et nous pourrions vous proposer des alternatives. Ce faisant, le prix pourrait varier à la hausse ou à la baisse.
Les prix sont toujours plus taxes à moins de mention contraire. Au prix, la TVQ (taxe provinciale du Québec) et la TPS (taxe fédérale sur les produits et services) devront s’ajouter. Également, d’autres montants pourraient être appliqués comme la taxe d’hébergement (normalement déjà incluse dans les prix avant taxes) ou des frais supplémentaires. Nous nous ferions un devoir de vous informer si cela ne devait pas déjà être inclus à votre facture, car certains fournisseurs peuvent exiger le paiement sur place uniquement.
Le prix pourra être modifié si, par exemple, les taxes devaient changer ou si une situation exceptionnelle devait subvenir.
2. Dépôt et paiement :
Une réservation ne sera considérée comme officielle sans la réception au préalable d’un dépôt ou de la totalité du paiement, selon le cas. Également, aucune réservation ne sera envoyée auprès de nos fournisseurs sans la réception d’un paiement basé sur nos conditions.
Pour les réservations à moins de 30 jours du départ, le paiement total de la réservation est exigé.
Pour les réservations à plus de 30 jours, un dépôt de 25% sera requis et la balance sera exigée 30 jours avant la date du voyage/séjour. Si le client ne devait pas effectuer son paiement final ou omettait de nous contacter pour l’effectuer, Expérience Outaouais se réserve de droit de conserver le dépôt à titre de compensation et d’annuler le séjour du client. Normalement, nous prendrons contact avec le client pour lui faire un rappel.
Dans certaines situations exceptionnelles, certains fournisseurs pourraient exiger des conditions de paiement qui diffèrent de ceux d’Expérience Outaouais. Si tel est le cas, nos conseillers vous informeront au préalable.
Quand le client nous fournit verbalement ou par le biais de notre site web son numéro de carte de crédit, ce dernier s’engage à respecter les conditions générales d’Expérience Outaouais.
Certains fournisseurs, dont les hébergements, peuvent exiger une carte de crédit à l’arrivée pour couvrir les frais additionnels. Ceci est la responsabilité du client d’avoir une carte valide en sa possession et il est responsable de tous les frais supplémentaires (stationnement, bris ou dommage, appels, minibar, film…) non indiqués sur le bon d’échange.
3. Mode de paiement et carte de crédit :
Nous acceptons les modes de paiement suivants : Mastercard, Visa, American Express, virement bancaire, chèque (si reçu au plus tard 15 jours avant le départ) et argent comptant (à notre agence : 103 rue Laurier, Gatineau).
Il est à noter que des frais d’administration seront chargés au client lors d’un chèque sans fond.
4. Âge enfant et mineur :
Les prix pour enfants sont visibles sur notre site web en indiquant l’âge de ces derniers. Les tarifs sont toujours basés sur le partage de la chambre avec un adulte. Si le client désire un lit d’appoint ou un parc, il sera important de le mentionner lors de la réservation et le client est responsable des frais, si applicables.
Il est important de noter que nous ne pouvons effectuer de réservations pour des services touristiques à une personne mineure.
5. Hébergement :
Tous les hébergements que nous revendons sont évalués selon les normes et les standards de la province. Si le client réserve par lui-même un hébergement, Expérience Outaouais ne peut être porté responsable de l’interprétation ou du niveau de qualité de l’établissement. Comme nous offrons des niveaux variés d’hébergement, d’économique à supérieur, le client se doit de bien comprendre la différence en termes de prix et de qualité.
Les descriptifs, photos, grandeurs et commodités incluses dans les établissements hôteliers partenaires sont basés sur les informations reçues par notre fournisseur. À aucun moment, nous n’avons le contrôle sur le niveau, la grandeur ou les services offerts par type de chambre. Pour cette raison, nous ne pouvons être tenus responsables de l’interprétation du client à l’égard de l’hébergement.
Expérience Outaouais propose sur son Internet des chambres basées sur la demande du client et si le nombre de voyageurs diffère de la réservation faite avec notre agence, il se porte responsable de tout frais ou charge que l’hôtelier pourrait lui facturer. Il pourrait même de se faire refuser l’accès à la chambre.
6. Frais annulation et de modification :
Si le client désire modifier sa réservation, il devra informer Expérience Outaouais par écrit et mentionner clairement les modifications à apporter. Notre équipe fera son maximum pour accommoder le client, et si des frais de la part du fournisseur devaient s’appliquer, le client s’engage à payer les sommes. Expérience Outaouais accepte de faire une modification sans frais sinon, des frais de 25 $ par items à modifier seront facturés au client.
Si le client annule à plus de 15 jours avant la date de départ et si le fournisseur ne charge aucun frais, le montant total sera remboursé au client moins un frais de service de 25 $.
Si le client annule entre 15 jours et 48 heures avant la date de départ, des frais de 25% du montant de la réservation s’appliqueront.
Si le client annule 48 heures et moins avant la date de départ, aucun remboursement sera effectué.
7. Modification ou annulation par XO :
Si Expérience Outaouais devait annuler une portion ou la totalité de la réservation pour des raisons hors de son contrôle ou dans un cas de force majeure, le montant serait remboursé au client. Expérience Outaouais se réserve le droit de substituer un autre service de qualité comparable ou supérieure avant d’annuler le service ou le séjour.
Concernant les activités d’aventure ou de plein air, il est possible que nous devions modifier les horaires ou adapter le séjour selon la météo ou pour une question de sécurité des participants. Si Expérience Outaouais ou le fournisseur devait annuler l’activité ou le séjour, un remboursement sera effectué en conséquence. Si le client devait décider d’annuler pour des raisons de météo ou autres, aucun remboursement ne serait possible.
8. Photographies et images :
Toutes les photos, images, vidéos ou autres représentations visuelles sont utilisées à titre indicatif seulement et sont non contractuelles. Expérience Outaouais ne peut pas être tenu responsable de son interprétation.
9. Services non utilisés :
Il n’y aura aucun remboursement pour des services ou prestations non utilisés par le client.
10. Responsabilité du client :
Il est de la responsabilité du client de respecter les règles et conditions de chacun de nos fournisseurs. Si le client devait déroger aux règles et que le fournisseur devait annuler le service ou l’activité, le client ne pourra pas recevoir de remboursement ou de compensation.
Chacun de nos fournisseurs a des règles différentes quant aux mesures sanitaires telles que l’utilisation des masques, l’hygiène des mains ou autres. Il est de la responsabilité du client de nous informer à l’avance si sa condition est à risque pour les autres clients et les employés. C’est également la responsabilité du client de respecter les normes sanitaires de chaque fournisseur.
Il est aussi de la responsabilité du client d’avoir en main les documents nécessaires, de détenir les habiletés physiques requises et d’avoir un habillement adéquat pour la pratique des différentes activités, surtout lors d’activités d’aventure ou de plein air.
11. Assurance voyage :
Nous recommandons à chacun de nos clients de se prévaloir d’une assurance voyage.
12. Médicaments et restrictions alimentaires :
Il est de la responsabilité du client d’informer Expérience Outaouais ou le fournisseur à l’avance (7 jours minimum) de toute restriction alimentaire. Il est également de sa responsabilité d’avoir en main ses médicaments en cas de problème de santé.
13. Location de voiture :
À venir.
14. Données personnelles :
La protection de l’identité et des renseignements personnels de nos clients est primordiale pour Expérience Outaouais. Nous demandons donc seulement les informations nécessaires au dossier pour le bon fonctionnement des opérations et des communications avec les clients. Nous ne vendons pas nos bases de données et ne partageons aucune information personnelle sans votre consentement.
15. Gestion des plaintes :
Si malheureusement un client devait être insatisfait d’une partie ou de la totalité de son séjour (pendant ou à la fin), nous demandons de nous écrire à info@experienceoutaouais.com avec les détails et preuves à l’appui. Si le client devait subir un problème pendant le séjour, nous lui demandons de prendre rapidement contact avec nous au 1-877-421-8836, et nous tenterons de l’aider. Malheureusement, nous ne sommes pas en contrôle de chacun des services offerts, mais nous ferons tout en notre pouvoir pour trouver les réponses à votre insatisfaction. Nous prenons à cœur la satisfaction de nos clients.
16. Documents de voyage :
L’envoi des documents de voyage tels que bons d’échange (vouchers) ou autres se fera au plus tard 7 jours avant le départ. Il est de la responsabilité du client de vérifier que chaque document est conforme en termes d’inclusions, de dates et nombre de personnes avant le départ.